Trzeba dotrzeć do uczestników, wypromować event, załatwić smaczny catering i zakwaterowanie. Znaczenie mają również obsługa techniczna, transport, atrakcje, oprawa plastyczna, materiały konferencyjne, sponsorzy. Niezwykle ważny jest także dobór właściwych prelegentów, którzy muszą prowadzić odpowiednio program, wzbudzić ciekawość wśród uczestników, podtrzymać ich zaangażowanie w zajęcia. Uczestnicy chcą też komfortowo odpocząć podczas przerwy, zrelaksować się.
Odpowiednia sala konferencyjna to jedno, ale nie tylko ona decyduje o udanym wydarzeniu, organizacja konferencji wymaga zadbania o wiele kwestii.
Czas na organizację konferencji
Jeśli konferencja ma być udana, to trzeba ją dobrze zaplanować. Należy zastanowić się nad tym, jak dokładnie ma wyglądać wydarzenie, co chce się uzyskać za jego pomocą. Trzeba zadbać o to, aby konferencja integrowała wszystkich, miała walor edukacyjny. Realizacja harmonogramu musi przebiegać na podstawie celów biznesowych, zgodnie z ustalonym budżetem. Trzeba zadbać o wszystkie szczegóły, określić czas wykonania poszczególnych zadań i odpowiedzialne za to osoby. Niezwykle istotne będzie wybranie odpowiedniego tematu konferencji. Trzeba określić grupę odbiorców, listę ciekawych tematów do poruszenia. Wszystko to ma znaczenie, należy zachęcić do wzięcia udziału w wydarzeniu. Kolejną kwestią jest wybranie odpowiedniego terminu konferencji. Może mieć miejsce w weekend lub w dni robocze. Każde rozwiązanie ma zarówno plusy, jak i minusy. W przypadku wielodniowej konferencji niezbędne będzie zapewnienie gościom miejsca noclegowego. Łatwiej jest z zarezerwowaniem sali konferencyjnej w tygodniu niż w weekend. Kolejną kwestią jest lista gości, czyli podstawa do tego, aby wiedzieć, jakie sale konferencyjne zarezerwować. Potem można już przejść do rozesłania zaproszeń. W przypadku ważnych gości należy wysłać je drogą pocztową. Pamiętać należy o tym, aby zawrzeć w nich prośbę o potwierdzenie uczestnictwa w konferencji.
Co jest istotne przy planowaniu konferencji?
Podczas organizacji konferencji należy zadbać o odpowiednie materiały reklamowe i biurowe. Mile widziane będą oczywiście upominki, które posłużą do promocji. Darmowe gadżety mają korzystny wpływ na wizerunek firmy, oczywiście muszą być dobrej jakości, o wysokich walorach użytkowych i estetycznych. Przyciągną uwagę i zapewnią pozytywny odbiór konferencji. Warto też wyznaczyć osobę do prowadzenia konferencji, najlepiej aby był to ktoś z doświadczeniem, rozpoznawalny. Istotne jest to, aby przekazywane treści były przedstawione w ciekawy sposób, angażowały zgromadzonych w zajęcia. Niezwykle ważny jest także catering, czyli coś do jedzenia i picia. Ma być smacznie i różnorodnie. Potrzebne będą przystawki, coś słodkiego, dania główne. Dużym udogodnieniem jest zorganizowanie konferencji w hotelu z restauracją. Obsługa zadba o przygotowanie dań i ich wydanie. Atrakcje po konferencji również są niezwykle istotne, bo wielogodzinne zajęcia męczą, uczestnicy potrzebują relaksu i rozrywki.
